Doe nu je bestelling via onze SponsorKliks link >>>
Toggle Bar

Privacy

Versie 1.01                                                                                                                                                       20 mei 2018

Privacybeleid Scouting Fons Olterdissen

Scouting Fons Olterdissen verwerkt persoonsgegevens van personen die bij ons zijn ingeschreven als lid van de vereniging. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Fons Olterdissen. Wij verwerken persoonsgegeven via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement hiervan is terug te vinden op https:/www.scouting.nl/privacy. Daarnaast zijn er enkele omstandigheden waarbij persoonsgegevens ook buiten Scouts Online worden gebruikt.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een online webformulier in Scouts Online, bereikbaar vanaf de website van Scouting Fons Olterdissen en de website van Scouting Nederland . De gegevens worden direct via een beveiligd webformulier in Scouts Online ingevoerd en opgeslagen. Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerder; secretaris en penningmeester) en enkele daartoe bevoegde functionarissen (zoals het leidingteam van het betreffende speltak) hebben inzicht in deze gegevens. Voor Scouts Online zie het privacy statement op https://www.scouting.nl/privacy.
Met een persoonlijk Mijn Scouting-account kan een lid zelf zijn gegevens inzien en (deels) bewerken.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Fons Olterdissen hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat het leidingteam van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van het kamp zoals vermeld op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit teruggegeven aan de ouders of vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leidingteam van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ worden in Scouts Online vastgelegd. Met een persoonlijk Mijn Scouting-account kan een lid zelf zijn gegevens inzien, bewerken en verwijderen. Bij lidmaatschapsregistratie worden de ouders/verzorgers op het belang van het verstrekken van deze informatie in Scouts Online gewezen. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor aanmelding voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een online webformulier in Scouts Online. De gegevens worden direct via een beveiligd webformulier in Scouts Online ingevoerd en opgeslagen. Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerder, secretaris en penningmeester) en enkele daartoe bevoegde functionarissen (zoals het organiserend team) hebben inzicht in deze gegevens. Voor Scouts Online zie het privacy statement op https://www.scouting.nl/privacy.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, bijzonderheden, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders van leden uit Scout Online. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden direct bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en wordt in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Met wie delen wij gegevens?

Bij deelname aan activiteiten moeten wij in voorkomende gevallen een deelnemerslijst inleveren, met daarop de namen van de deelnemende scoutingleden. Ook sommige kampterreinen vragen deelnemerslijsten.
Verder worden gegevens niet met derden gedeeld.

Financiële gegevens

De penningmeester van de Scouting Fons Olterdissen heeft inzicht in gegevens, zoals bijvoorbeeld het rekeningnummer waarvandaan betalingen worden gedaan op de rekening van de vereniging en de ledenadministratie om de contributie te kunnen innen.

Digitale communicatie.

Voor de communicatie met jeugdleden en ouders/verzorgers van jeugdleden wordt uitsluitend gebruik gemaakt van e-mail. Hiervoor maken we gebruik van de e-mailadressen zoals deze in Scouts Online staan vermeld.
Als er berichten worden gestuurd aan e-mailadressen van @olterdissen.nl wordt deze e-mail doorgestuurd aan de betreffende contactpersoon of personen binnen de vereniging.

Online media

Scouting Fons Olterdissen maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. De nieuwsbrieven worden verzonden vanuit Scouts Online naar het in Scouts Online opgegeven e-mailadres. Er is mogelijkheid voor een opt-out.

Op de website van Scouting Olterdissen (http://www.olterdissen.nl) worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).

Beeldmateriaal

Scouting Fons Olterdissen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Fons Olterdissen en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is later altijd in te trekken onder “mijn gegevens” binnen SOL.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Fons Olterdissen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) . Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting Fons Olterdissen is terug te vinden via http://www.olterdissen.nl/privacy en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Wijzigen privacyverklaring

Scouting Olterdissen behoudt zich het recht voor, deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Scouting Olterdissen adviseert je dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er veranderingen zijn doorgevoerd. Indien Scouting Fons Olterdissen wijzigingen aanbrengt, zullen deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website en/of via rechtstreekse berichtgeving.